Artikel Bisnis dan Pekerjaan

Contoh Purchase Order (PO) Lengkap Beserta Penjelasannya

Image description

Purchase order atau PO adalah dokumen penting yang wajib dibuat saat akan melakukan pembelian barang dalam jumlah besar. PO berfungsi sebagai bukti pemesanan resmi kepada supplier. Jadi sebelum membayar barang, pembeli harus membuat PO terlebih dahulu.

Nah, buat kamu yang baru pertama kali membuat PO, pasti bingung harus isi formnya seperti apa. Tenang, di artikel ini aku akan kasih contoh PO lengkap beserta penjelasannya. Jadi, kamu bisa pakai sebagai panduan saat membuat PO sendiri. Yuk, langsung aja kita simak penjelasannya di bawah ini!

Pengertian Purchase Order (PO)

Purchase order atau disingkat PO adalah dokumen yang dibuat oleh pembeli untuk memesan barang atau jasa dari supplier. PO berisi daftar barang yang dipesan beserta spesifikasi dan jumlahnya.

Fungsi PO adalah sebagai bukti pemesanan barang secara resmi. Jadi supplier akan menyiapkan barang berdasarkan daftar yang tertera di PO. Selain itu, PO juga berfungsi sebagai dasar penagihan pembayaran dari supplier.

Informasi Penting yang Harus Ada di PO

Agar sah dan lengkap, ada beberapa informasi yang wajib dicantumkan di dalam PO, di antaranya:

1. Nomor PO

Nomor PO berfungsi sebagai kode referensi yang unik untuk mengidentifikasi pemesanan. Gunakan nomor yang mudah diingat dan urut, misalnya PO-001, PO-002, dan seterusnya.

2. Tanggal PO

Cantumkan tanggal pembuatan PO agar jelas kapan pemesanan dilakukan. Format tanggal yang umum digunakan adalah DD/MM/YYYY.

3. Identitas Pembeli

Informasi ini meliputi nama perusahaan/pembeli, alamat, dan nomor telepon. Lengkapi juga dengan nama orang yang bertanggung jawab atas PO.

4. Identitas Supplier

Sama seperti pembeli, cantumkan juga data supplier seperti nama perusahaan, alamat, dan nomor telepon agar mudah dihubungi.

5. Daftar Barang

Bagian ini berisi daftar barang yang dipesan beserta kuantitas dan spesifikasinya. Rincikan dengan jelas dan lengkap agar tidak terjadi kesalahan pengiriman.

6. Jumlah Barang

Sebutkan berapa jumlah barang yang dipesan untuk setiap jenisnya. Pastikan jumlahnya sesuai dengan kebutuhan.

7. Harga Satuan

Cantumkan harga per unit dari setiap barang sesuai yang telah disepakati dengan supplier. Rincian harga ini penting untuk proses pembayaran.

8. Total Harga

Jumlahkan harga satuan dengan kuantitas untuk mendapatkan total harga setiap jenis barang. Kemudian total keseluruhan harga barang yang dipesan.

Contoh PO Sederhana

Agar lebih jelas, berikut ini contoh format PO sederhana beserta penjelasannya:

Nomor PO: 001  
Tanggal: 4 September 2023

Kepada:  
PT. ABC  
Jl. Sudirman No. 123, Jakarta  
021-1234567

No. Nama Barang Jumlah Harga Satuan Total Harga

1. Mouse Logitech 10 150.000 1.500.000  
2. Keyboard Wireless 5 300.000 1.500.000

Total Keseluruhan: Rp 3.000.000

Pada contoh di atas terdapat nomor PO, tanggal pembuatan, identitas supplier lengkap, daftar barang, kuantitas, harga satuan, dan total harga keseluruhan. Semua informasi ditulis secara jelas dan rinci.

PO yang baik harus mencantumkan semua rincian tersebut agar bisa digunakan sebagai acuan oleh kedua belah pihak. Jadi, pastikan tidak ada informasi penting yang terlewatkan.

Kegunaan Purchase Order (PO)

Selain sebagai bukti pemesanan barang, berikut ini beberapa kegunaan lain dari purchase order:

  • Acuan untuk pengiriman dan penerimaan barang dari supplier. Dengan PO, supplier bisa menyiapkan dan mengirim barang sesuai pesanan.

  • Dasar pembayaran ke supplier. Setelah barang diterima, pembeli bisa melakukan pembayaran sesuai rincian harga di PO.

  • Dokumen pendukung akuntansi. PO dan tanda terima barang diarsipkan sebagai bukti transaksi pembelian.

  • Monitoring pesanan. Pembeli bisa memantau status pesanannya apakah sudah dikirim atau belum berdasarkan nomor PO.

Jadi, PO memiliki banyak fungsi vital dalam proses bisnis dan transaksi antara pembeli dan supplier.

Tips Membuat Purchase Order yang Baik dan Benar

Agar mendapatkan PO yang rapi dan mudah dipahami, berikut beberapa tips praktis dalam pembuatannya:

  • Gunakan nomor PO unik untuk setiap transaksi, jangan sampai sama dengan PO sebelumnya.

  • Cantumkan tanggal pembuatan PO dengan format DD/MM/YYYY agar tidak ambigu.

  • Rincikan spesifikasi barang secara lengkap, misalnya jenis, merek, ukuran, warna, dan lainnya.

  • Tuliskan jumlah barang yang dipesan dengan angka dan huruf sekaligus agar tidak terjadi kesalahan.

  • Hitung total harga keseluruhan dengan teliti agar sesuai dengan tagihan dari supplier.

  • Gunakan bahasa yang sopan dan jelas dalam menuliskan pesanan barang.

  • Simpan copy atau salinan PO di database perusahaan sebagai arsip.

  • Kirim PO ke supplier melalui email atau faksimili dan minta konfirmasi penerimaan.

  • Follow up stok barang secara berkala untuk memastikan pesanan dibuat dan dikirim tepat waktu.

  • Berikan PO number saat melakukan pembayaran agar pencatatan keuangan akurat.

Demikian tips praktis untuk membuat PO agar proses pembelian barang dari supplier berjalan lancar. Pastikan semua informasi yang dibutuhkan ada di dalam PO. Dengan PO yang lengkap dan benar, semua transaksi bisnis akan terdokumentasi dengan baik.

Comments

Artikel Terbaru