Halo Sobat! Pernahkah kalian merasa bingung saat diminta untuk membuat surat edaran? Atau merasa surat edaran yang kalian buat kurang menarik dan efektif? Tenang, di artikel ini kita akan membahas panduan lengkap membuat contoh surat edaran yang keren dan efektif untuk berbagai kebutuhan organisasi. Yuk, simak ulasannya!

1. Pengertian Surat Edaran

Sebelum kita mulai, ada baiknya kita pahami dulu apa itu surat edaran. Surat edaran adalah surat yang dibuat oleh suatu organisasi, baik itu pemerintahan, sekolah, perusahaan, atau komunitas, untuk menyampaikan informasi atau kebijakan tertentu kepada pihak-pihak yang berkepentingan. Surat edaran biasanya ditujukan kepada banyak orang atau instansi, dan sifatnya bisa bersifat umum atau khusus, tergantung pada tujuannya.

2. Fungsi dan Tujuan Surat Edaran

Surat edaran memiliki beberapa fungsi dan tujuan, antara lain:

• Menyampaikan informasi atau kebijakan penting kepada pihak-pihak yang berkepentingan.
• Mengatur koordinasi dan kerjasama antar pihak yang terkait.
• Membantu menjaga kestabilan dan ketertiban dalam suatu organisasi.
• Sebagai media komunikasi resmi antara pengirim dan penerima surat edaran.

3. Struktur dan Komponen Surat Edaran

Agar surat edaran yang kita buat efektif dan mudah dipahami, kita perlu memahami struktur dan komponen surat edaran. Berikut ini adalah struktur dan komponen umum yang ada dalam surat edaran:

1. Kop Surat: Bagian atas surat yang berisi identitas pengirim, seperti nama organisasi, logo, alamat, dan kontak.
2. Nomor Surat: Kode unik yang diberikan untuk mengidentifikasi surat edaran.
3. Perihal: Singkatan dari hal yang menjadi pokok bahasan surat edaran.
4. Tanggal: Tanggal pembuatan surat edaran.
5. Salam Pembuka: Sapaan untuk penerima surat edaran, misalnya "Yth. Bapak/Ibu" atau "Halo Sobat Blogger!" (untuk gaya bahasa yang lebih santai).
6. Isi Surat: Bagian utama surat yang berisi informasi atau kebijakan yang ingin disampaikan.
7. Penutup: Kesimpulan dari isi surat dan ucapan terima kasih.
8. Tanda Tangan: Tanda tangan pengirim surat edaran, biasanya dilengkapi dengan nama dan jabatan.
9. Lampiran (jika ada): Dokumen atau informasi tambahan yang relevan dengan isi surat edaran.

4. Langkah-langkah Membuat Surat Edaran

Nah, sekarang kita sudah paham struktur dan komponen surat edaran, saatnya kita bahas langkah-langkah membuat surat edaran yang keren dan efektif!

Langkah 1: Tentukan Tujuan Surat Edaran

Sebelum mulai menulis, tentukan dulu tujuan surat edaran yang ingin kalian buat. Apakah untuk menyampaikan informasi penting, mengumumkan kebijakan baru, atau mengajak penerima untuk berpartisipasi dalam kegiatan tertentu? Dengan menentukan tujuan, kalian akan lebih mudah menyusun isi surat edaran yang relevan dan fokus.

Langkah 2: Siapkan Struktur dan Komponen Surat Edaran

Buatlah kerangka surat edaran dengan mengacu pada struktur dan komponen yang telah dijelaskan di atas. Pastikan semua informasi penting, seperti kop surat, nomor surat, perihal, tanggal, dan tanda tangan, sudah lengkap dan akurat.

Langkah 3: Tulis Isi Surat dengan Jelas dan Singkat

Dalam menulis isi surat edaran, usahakan untuk menjelaskan informasi atau kebijakan yang ingin disampaikan secara jelas dan singkat. Hindari penggunaan bahasa yang bertele-tele atau sulit dipahami. Jangan lupa untuk membagi isi surat menjadi beberapa paragraf agar lebih mudah dibaca.

Langkah 4: Gunakan Gaya Bahasa yang Sesuai

Sesuaikan gaya bahasa surat edaran dengan karakteristik penerima dan organisasi pengirim. Untuk organisasi formal, seperti pemerintahan atau perusahaan, gunakan gaya bahasa yang sopan dan resmi. Namun, jika kalian ingin membuat surat edaran untuk komunitas atau organisasi sosial dengan target pembaca yang lebih santai, kalian bisa menggunakan gaya bahasa yang lebih gaul dan non-formal, seperti yang kita gunakan di artikel ini.

Langkah 5: Revisi dan Koreksi

Setelah selesai menulis, baca kembali surat edaran yang kalian buat dan periksa apakah ada kesalahan ejaan, tata bahasa, atau informasi yang kurang jelas. Jangan ragu untuk meminta pendapat atau masukan dari orang lain agar surat edaran kalian semakin sempurna.

5. Contoh Surat Edaran yang Efektif

Berikut ini adalah contoh surat edaran yang efektif untuk mengumumkan kebijakan Work From Home (WFH) di sebuah perusahaan:

[Logo Perusahaan]
PT. XYZ Indonesia
Jl. ABC No. 123, Jakarta
Telp: (021) 4567890
Email: [email protected]

Nomor: 001/HRD/WFH/III/2022
Perihal: Kebijakan Work From Home
Tanggal: 1 Maret 2022

Yth. Karyawan PT. XYZ Indonesia

Mengingat situasi pandemi COVID-19 yang belum juga mereda, demi menjaga kesehatan dan keselamatan seluruh karyawan, manajemen PT. XYZ Indonesia memutuskan untuk menerapkan kebijakan Work From Home (WFH) mulai tanggal 2 Maret 2022 hingga 31 Maret 2022.

Adapun ketentuan WFH yang harus diikuti oleh seluruh karyawan adalah sebagai berikut:

1. Karyawan wajib melaporkan pekerjaan dan kehadiran secara online melalui aplikasi XYZ Attendance setiap hari kerja pukul 08.00 WIB.
2. Karyawan diharapkan tetap produktif dan dapat dihubungi melalui telepon, email, atau aplikasi komunikasi internal selama jam kerja.
3. Rapat atau diskusi antar karyawan disarankan untuk dilakukan secara virtual melalui aplikasi video conference yang telah disediakan oleh perusahaan.
4. Karyawan yang memerlukan akses ke kantor untuk keperluan tertentu harus mengajukan izin terlebih dahulu kepada atasan dan HRD.

Manajemen berharap seluruh karyawan dapat memahami dan menjalankan kebijakan ini dengan baik. Mari kita bersama-sama menjaga kesehatan dan keselamatan diri serta keluarga di tengah pandemi ini. Terima kasih atas kerjasama dan komitmen yang selalu diberikan.

Hormat kami,

[ Tanda Tangan ]
Budi Setiawan
HRD Manager PT. XYZ Indonesia

6. Tips Menyusun Surat Edaran yang Menarik Perhatian

Untuk membuat surat edaran yang menarik perhatian, kalian bisa mencoba beberapa tips berikut ini:

1. Gunakan kata-kata yang menarik dan mudah diingat.
2. Tambahkan ilustrasi, gambar, atau infografis yang relevan dengan isi surat edaran.
3. Sesuaikan desain dan tata letak surat edaran dengan identitas visual organisasi pengirim.
4. Jangan ragu untuk bereksperimen dengan jenis huruf, ukuran font, dan warna, asalkan tetap mudah dibaca dan profesional.

7. Kesalahan Umum dalam Penulisan Surat Edaran

Berikut ini adalah beberapa kesalahan umum yang sering terjadi dalam penulisan surat edaran:

1. Tidak mencantumkan informasi penting, seperti nomor surat, perihal, atau tanggal.
2. Menggunakan bahasa yang sulit dipahami atau tidak sesuai dengan karakteristik penerima surat edaran.
3. Tidak memeriksa kesalahan ejaan, tata bahasa, atau ketidakjelasan informasi.
4. Mengabaikan desain dan tata letak surat edaran, sehingga kurang menarik dan sulit dibaca.

Nah, itulah panduan lengkap membuat contoh surat edaran yang keren dan efektif untuk berbagai kebutuhan organisasi. Semoga artikel ini bisa membantu kalian dalam menyusun surat edaran yang menarik perhatian dan mudah dipahami. Selamat mencoba, Sobat Blogger!